6 basisvoorwaarden voor een goed CSRD-project

15 januari 2024

Veel audit-, risk- en compliance professionals veren enthousiast op, bij het horen van de termen ESG en CSRD. We spelen kennelijk graag een relevante rol in de (transparantie van de) verduurzaming van organisaties. Dat zien we ook terug bij werving van vast personeel. In de huidige krappe arbeidsmarkt reageert er nauwelijks iemand op een geplaatste vacature, behalve als men in die functie een rol mag spelen bij het realiseren van ESG-ambities. We begrijpen het eerlijk gezegd wel.

Ook wij mogen bij een aantal van onze klanten deskundigheid op het gebied van ESG inzetten. Veelal zijn dat organisaties die binnen afzienbare tijd moeten gaan voldoen aan de CSRD. Door hen worden we gevraagd om (1) een eerste nulmeting te doen naar de stand van zaken, (2) het project te toetsen, of (3) inhoudelijke deskundigheid in het project te leveren. Daarbij zien we welke uitdagingen men heeft en hoe daarmee wordt omgegaan. In deze blog delen we een aantal praktijksituaties en waardevolle inzichten met je.

Niet zomaar ‘een projectje’

Veelal worden ESG-ambities gerealiseerd middels een projectmatige aanpak. Maar we hebben het niet zomaar over een projectje dat met een standaard projectaanpak kan worden gerealiseerd. Wat maakt dit soort projecten dan zo bijzonder?

Om te beginnen draait het – wanneer je aan de CSRD moet voldoen – om wettelijke vereisten, met een harde deadline. Er is kortom geen tijd voor uitloop, waardoor tijdig beginnen het devies is. Enkele andere bijzondere kenmerken van ESG-projecten:

  • Voor het merendeel van de betrokkenen is het nieuw.
  • Het raakt de strategie van de organisatie.
  • Het betreft de gehele organisatie en raakt vele functies.
  • Er zijn afhankelijkheden van belangrijke stakeholders binnen en buiten de organisatie.

Is de Project Governance op orde?

Gelet op de hiervoor benoemde, bijzondere kenmerken van een CSRD-project, is het belangrijk om het project vanaf de start goed te organiseren. Zonder direct een nogal formele insteek te willen kiezen, vinden we dat een CSRD-project het label ‘Strategisch’ dient te krijgen. Het voordeel hiervan is meestal dat er een stuurgroep wordt geformeerd waarin het verantwoordelijke bestuurslid zitting neemt. Ook worden daardoor hopelijk gestructureerd de kansen & risico’s van het project in kaart gebracht, inclusief de risico-mitigerende maatregelen.

Een als Strategisch bestempeld project verdient eveneens Quality Assurance. Een functie die meestal ten dienste staat van de stuurgroep en de projectmanager. Opererend als een ‘critical friend’: proactief aandragend, challengend en toetsend. Quality Assurance kan haar toetsen richten op: het projectplan, het proces, de deliverables en de opvolging van adviezen. De inzichten en verbeterpunten worden gedeeld middels snelle, korte memo’s. Het project kan daardoor zowel goede voortgang boeken als continu verbeteren.

Andere belangrijke basiszaken bij een CSRD-project

Zoals gezegd, is er doorgaans veel enthousiasme rondom het brede onderwerp ESG. Om succesvol een strategische verandering door te voeren, zoals het voldoen aan de CSRD-vereisten, is er uiteraard meer nodig dan enthousiasme. We zien in de praktijk dat het geen kwaad kan om goed stil te staan bij de belangrijkste waarborgen voor een succesvol verandertraject. We behandelen hier zes belangrijke basiszaken waaraan in het begin van het project goed aandacht dient te worden besteed.

1. Een goed kennisniveau

Velen profileren zich op dit moment als dé ESG-expert, maar de CSRD-vereisten (en hoe daaraan te voldoen) is voor de meesten nieuw. Ook externe consultants zijn veelal nog het wiel aan het uitvinden. Des te belangrijker is het dat er intern een goed kennisniveau wordt opgebouwd, bij alle sleutelfunctionarissen. Niet alleen om de vereisten écht te begrijpen, maar ook om een sterkere positie in te kunnen nemen naar externe consultants. Een eventuele hulpvraag aan externe consultants kan daardoor beter worden geformuleerd en het risico dat een externe aan het stuur komt te zitten van uw CSRD-project wordt voorkomen. Er is gelukkig steeds meer kennis voor het grijpen: goede trainingen, cases van vergelijkbare organisaties en informatie bij branche- of beroepsorganisaties.

2. Urgentiebesef

Zonder urgentiebesef is er sowieso een kleine kans van slagen, leerden we vanuit alle theorieën ten aanzien van veranderingsmanagement. Heb je het idee dat het nog ontbreekt aan dat noodzakelijke ‘burning platform’? Op zijn minst verwachten we dat de verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de CSRD-vereisten bij één van de bestuurders in de portefeuille is belegd. Ook dient uiteraard het belang en de waarde ervan duidelijk te zijn benadrukt richting de organisatie (inclusief de gevolgen van gemiste kansen of het niet voldoen aan de vereisten). Is er meer nodig? Onderneem dan alsjeblieft aanvullende stappen, want nogmaals: zonder urgentiebesef gaat het onderwerp niet vliegen.

3. Een duidelijke ESG-visie

Wellicht een ‘no-brainer’, maar het hebben van een duidelijke visie over ESG is eveneens belangrijk. Als het goed is, gaat die visie verder dan louter het doel om tijdig te voldoen aan wettelijke vereisten, of een omschrijving die voldoet aan de SMART-vereisten. Idealiter is de visie ook ambitieus, inspirerend en verwijst hij duidelijk naar de waarden van de organisatie. Is dat het geval, dan zullen vele medewerkers op die visie aanhaken.

4. Multidisciplinariteit

De CSRD kan vanuit vele perspectieven worden benaderd. Omdat het gaat om ‘voldoen aan wetgeving’ zien we bij een aantal klanten dat de Compliance- of Legal-functie de lead neemt. Wordt het primair gezien als een rapportage-uitdaging, dan zien we dat Control het voortouw neemt. Los van wie de lead neemt in het project: laat het breder gaan dan het speelveld van de projectleider. CSRD gaat immers de gehele organisatie aan. Een multidisciplinaire (project)aanpak is daarom onontbeerlijk.

5. Een ESG-cultuur

Een goede organisatiecultuur is van cruciaal belang voor succes en de effectiviteit van een organisatie. Dat geldt ook voor het realiseren van de ESG-ambities. In de praktijk zien we de volgende mooie uitingen van een ESG-cultuur: er wordt veel gecommuniceerd over ESG, het onderwerp wordt tastbaar gemaakt voor de medewerkers, participatie van collega’s wordt gestimuleerd, gemotiveerde en/of belangrijke medewerkers (‘influencers’) worden als hefboom ingezet en (last but not least) het management benadrukt het belang en geeft het goede voorbeeld.

6. Kijk eerst wat je al hebt

Ondanks dat het onderwerp voor het merendeel nieuw is, betekent het niet persé dat je vanaf scratch hoeft te beginnen. Stel eerst vast wat er binnen je organisatie al bestaat op duurzaamheidsgebied. Het kan zijn dat er ergens binnen je organisatie al initiatieven ontplooid zijn (maar nog beperkt zichtbaar en aantoonbaar waren), of er waren al zaken waaraan je moest voldoen. Het toepassen van een nulmeting is hiervoor een hele goede methode. Laat je verrassen en wie weet maak je direct een vliegende start met je project. Ook de ESG-cultuurdragers binnen je verandertraject heb je dan gelijk gevonden. Andersom werkt deze inspanning ook. Als blijkt dat er toch wel veel vernieuwd moet worden, kan van onderschatting vervolgens geen sprake meer zijn, en lost dit het probleem van urgentiebesef misschien ook direct op.

Veel succes en aarzel niet!

Natuurlijk hopen we dat je op basis van ons blog hebt kunnen vaststellen dat de belangrijkste basiszaken in jullie CSRD-project op orde zijn. Is dat nog niet geval, dan hebben onze ervaringen wellicht aangezet tot verdere verbetering. We wensen je veel succes bij de mooie uitdagingen die voor je liggen!

Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Vanzelfsprekend zijn we benieuwd naar jouw ervaringen tot nu toe. Ook zetten we desgewenst graag onze kennis en ontwikkelde formats in, om je te helpen bij een soepele implementatie van de CSRD-vereisten binnen jouw organisatie. Zie hier onze dienstverlening op een rijtje.

Sander van Oosten
Partner ARC People

Contact
Sander van Oosten
Partner
06-18804323