Optimaliseer Compliance: digitale uitdagingen en kansen voor financiële instellingen

Als kersverse penningmeester van een bridgeclub met circa 50 leden, stuitte ik op een uitdaging bij het verkrijgen van digitale bankbevoegdheden. De huidige procedures blijken tijdrovend en complex, en het naleven ervan brengt de nodige hindernissen met zich mee.

Omdat ik nog geen rekening heb bij een Nederlandse grootbank, moest ik me aanmelden met een traditioneel papieren formulier. Het ingevulde formulier, waarbij de zittende penningmeester heeft meegetekend, heb ik opgestuurd naar een antwoordnummer en vervolgens wachtte ik op een reactie. Met de verwerkingstijd word je geduld behoorlijk op de proef gesteld. Hoewel ik een ruime ervaring heb op het gebied van financiële mandatering en documentatie is het goed invullen van overdrachtsformulier van deze bank een heuse uitdaging gebleken. De onduidelijkheid rond wie moest tekenen en wat er precies werd verwacht, leidde tot afkeuringen en vertragingen.

Inmiddels is na de 2^e afkeuring besloten het volledige formulier van vier pagina’s opnieuw in te vullen en te laten ondertekenen door de vertrekkende penningmeester, de nieuwe penningmeester en de nog zittende bestuursleden. Twee maanden later en na meerdere stappen wacht ik nog steeds op groen licht. Na akkoord moet me dan nog bij een bankvestiging melden met een identiteitsbewijs en dan hoop ik eindelijk namens de bridgeclub bankzaken te kunnen regelen. Dan moet natuurlijk nog wel het installeren van de bank app en toegangscodes e.d. goed gaan.

Mijn ervaring maakt duidelijk dat bedrijven – en zeker financiële instellingen – worstelen met de operationele invulling van de aangescherpte wet- en regelgeving rondom identificatie. Compliance met betrekking tot banktransacties lijkt eveneens doorgeschoten, met jaarlijks twee miljoen “ongebruikelijke transacties” die onderzocht moeten worden. Omringende landen onderzoeken alleen “verdachte transacties”, wat veel minder werk is. Aan steeds toenemende wetgeving, zoals Wwft , Wft, GDPR, Sanctiewetgeving, moet worden voldaan. Dat deze wetgeving niet altijd op elkaar aansluit of zelfs haaks op elkaar staat maakt compliance complex. Deze uitdagende omgeving vraagt om duidelijk en eenduidig compliancebeleid. Om hier inhoud aan te geven is expertise en capaciteit nodig, Gezien de vraag in de markt is dit niet altijd voorhanden en staat er veel druk op de compliance functie.

Natuurlijk is het goed dat er regels zijn om criminaliteit en fraude te beperken. Om aan alle regelgeving te voldoen en weg te blijven bij forse boetes is de omvang van compliance-afdelingen bij banken én het personeelsbestand van toezichthouders echter explosief gestegen. Duizenden mensen zijn nu betrokken bij compliance, wat aanzienlijke kosten met zich meebrengt die bedrijven en burgers uiteindelijk betalen. Compliance wordt momenteel nog veel verricht met behulp van verschillende systemen en is hierdoor tijdrovend. Het ontwikkelen en uitrollen van effectievere tooling waarbij klantdata is gecentraliseerd zal de werkdruk verlichten. Nieuwe technologieën als AI kunnen hierbij een rol spelen.

Een heroverweging van de proportionaliteit en effectiviteit van richtlijnen en toezicht, samen met een gedegen digitalisering van compliance, kan aanzienlijke besparingen opleveren. Het zal echter waarschijnlijk nog even  duren voor deze verbeterslag gerealiseerd is.  

Compliance beslaat meerdere gebieden, waaronder duurzaamheid, en vereist aanzienlijke capaciteit en expertise. Heeft u als financiële instelling of bedrijf op ad hoc basis of structureel moeite om de compliancewerkzaamheden tijdig en goed uit te voeren? Dan ondersteunen de specialisten van ARC People u graag om dit effectief en efficiënt op orde te krijgen.

Hans Sieraad
Associate, ARC People