Weerstand? Interessant!

Als audit-, risk- en compliance professionals bewegen we ons door de gehele organisatie. Daarbij hebben we te maken met uiteenlopende risico’s en een diverse groep collega’s die daarvoor verantwoordelijkheid dragen.  We signaleren verbeterpotentieel en adviseren zowel gevraagd als ongevraagd. Niet vreemd dat we daarbij ook af en toe weerstand ervaren. Daarover valt veel te schrijven. In dit blog deel ik enkele praktijksituaties en waardevolle inzichten met je.

Uiteraard probeer je als professional van tevoren in te schatten of je weerstand kunt gaan verwachten. Volgens theorieën op het gebied van onderzoeksmethodologie dien je zelfs voorafgaand aan jouw onderzoek of project een krachtenveldanalyse te maken. Daarin stel je jezelf onder andere de vragen “Wat vormt een bedreiging voor mijn project?” en “Wat kan mijn werk stimuleren?”. Vervolgens kun je van tevoren nadenken over de te nemen maatregelen waarmee je een eventuele bedreiging kunt mitigeren óf een stimulerende situatie verder kunt uitbuiten. Stel je bijvoorbeeld voor dat twee managers voortdurend elkaar de schuld geven; een groepsinterview kan dan helpen voorkomen dat je in het midden van een machtsstrijd belandt. Of als er iemand op C-level erg positief is over jouw project, laat die persoon dan het belang ervan benadrukken binnen de organisatie.

Let wel: niet alle weerstand is van tevoren te voorspellen. De kunst is om dat vooral níet erg te vinden. Je eigen mindset speelt hierbij een cruciale rol. Het herinnert me aan de tijd dat ik startte met doceren voor groepen. Ik bereidde me tot laat in de avond voor en probeerde elke mogelijke vraag van studenten vooraf te bedenken, inclusief de ideale antwoorden. Uiteraard volgden er de volgende dag allerlei vragen die ik niet had voorzien. Ik stelde daarna voor mezelf een aantal zaken vast: (1) vragen uit de groep geven een leuke dynamiek, (2) wat zou het vreselijk saai zijn als er helemaal géén vragen zouden komen en (3) als docent hoef ik niet per se alle antwoorden te hebben (soms zit de kennis namelijk in de groep óf kun je er een huiswerkopdracht van maken, voor een volgende les).

Zo kun je ook kijken naar het fenomeen weerstand. Is er helemaal geen weerstand? Doet dit onderwerp de mensen dan niets? Ben ik dan eigenlijk wel met iets relevants bezig? En weerstand is zó interessant: dan wil je toch weten wat er écht speelt? Kom je daarover goed in gesprek, dan geeft dat een enorme verbinding met je gesprekspartner. Ik herinner me een situatie waarbij ik twee medewerkers aan tafel kreeg, die allebei direct een gesloten houding aannamen. Zo van “Wij gaan jou liever niets vertellen”. Mijn collega van Audit & Risk zag ik daar zichtbaar van schrikken, maar bij mij wekte het juist veel interesse. Ik was er nu toch….en wilde dus weten wat er speelde. Daarom stelde ik de beginvraag: “Keken jullie uit naar onze komst?” De twee dames in kwestie lachten schamper en zeiden “Nou, eigenlijk niet.” Een simpele vervolgvraag in de trant van “Oh, vertel?” bleek al voldoende om binnen twee minuten een zeer interessant gesprek te krijgen.

Natuurlijk realiseer ik me dat je de weerstand wel moet kunnen waarnemen. Daar begint het: neem je het niet waar, dan kun je er ook niets mee doen. Mijn praktijk is echter dat de meeste audit-, risk- en compliance-professionals de signalen van weerstand heus wel herkennen, maar te vaak gaan ze door met hun inhoudelijke werk of procedures, zonder de weerstand aan te pakken. Neem je weerstand waar? Probeer er dan ook iets mee te doen. Eigenlijk is niets doen geen optie.

De Roos van Leary blijf ik een zeer interessante theorie vinden, die je helpt begrijpen hoe gedrag en reacties in interacties werken. Ken je die theorie nog niet, dan raad ik je aan om je erin te verdiepen. Het geeft je inzicht in je eigen gedrag en helpt verklaren waarom anderen op een bepaalde manier reageren. Het stelt je ook in staat om beter in te schatten hoe mensen aan tafel zitten en welke interventies effectief kunnen zijn om hen richting jouw doel te bewegen. Mijn ervaring is dat wanneer je leert te spelen met het gedrag en de interventies uit de Roos van Leary, dat het bijna eng is hoe eenvoudig je anderen kunt meekrijgen.

Voor wie de Roos van Leary al wel kent: ik heb ervaren dat de meeste weerstand van managers komt vanuit dezelfde hoek van de Roos van Leary, namelijk de hoek van het Boven- en Tegengedrag. Het is verleidelijk om in reactie daarop ook Tegengedrag te vertonen, door bijvoorbeeld een zin uit te spreken die begint met het woord ‘maar’. Deze machtsstrijd dient echter te worden voorkomen. Een bewuste, tegengestelde interventie is hierbij het juiste antwoord. De route die meestal blijkt te werken, is als volgt: (1) beginnen met begrip tonen voor datgene wat de manager zei, (2) richting ‘samen’ bewegen door woorden als ‘we’ of ‘samen’ te gebruiken en te benadrukken dat hij een belangrijke speler is voor jou, waarna (3) je het initiatief neemt, door bijvoorbeeld te zeggen “Ik stel voor dat…”. Zo manoeuvreer jij je in de situatie dat je initiatief kunt blijven nemen, terwijl de ander volgt vanuit de gedachte van ‘samen’.

Krijg je weerstand op een memo of rapport dat je schreef, waarin je een tekortkoming of verbeterpotentieel benadrukte? Na jarenlang pittige discussies te hebben gevoerd met allerlei managers, realiseerde ik me dat een kleine aanpassing in de manier waarop ik de bevindingen beschreef, alle weerstand vrijwel onmiddellijk wegnam. Een enkele collega merkte op dat hij vond dat ik een te flexibele ruggengraat had; naar zijn zin bewoog ik te veel mee met de business. Maar: ik paste nooit de inhoudelijke bevinding aan. Die bleef overeind. Wat paste ik dan wel aan? In plaats van alleen de conclusies te delen, begon ik ook meer context te bieden. Hoe heeft het zover kunnen komen? Waren er andere factoren van invloed daarop? Hoe lang bestond de situatie al? Door die contextuele informatie verbeterde de acceptatie aan de andere kant van de lijn aanzienlijk.

Het klinkt misschien gek, maar ik wens je veel weerstand toe, de komende tijd. Het houdt je scherp, je zult er zelf veel van leren en veel door leren van anderen. Wil je van gedachten wisselen over weerstand die jou wordt geboden? Aarzel dan niet om contact met me op te nemen. Ik denk graag mee over uitdagende situaties en de oplossing daarvoor!

Sander van Oosten
Partner bij ARC People